Bedste praksis, når du skriver en rejsepolitik for virksomheden

Disse bedste praksisser for virksomhedens rejsepolitik er baseret på hårdt tjente råd og dækker, hvad man skal bruge, når man booker rejser, og hvordan man skaber en politik, som de rejsende rent faktisk vil overholde. Når du bruger smart teknologi i stedet for gammeldags dokumenter, reducerer du frustrationen for alle involverede.

Dette er ikke en liste over, hvad du skal medtage i din politik (det kan du tjekke vores skabelon for). Denne artikel vil snarere hjælpe dig med at forstå nogle af de vigtige elementer, du skal have på plads, for at din politik kan blive en succes. Ellers er det bare en liste over regler, som ingen bryder sig om!

Her er de vigtigste best practices for rejsepolitik, som alle virksomheder bør følge, uanset hvilke budgetter eller regler I vælger.

1. Book alle rejser på ét sted, når det er muligt.

En af de vigtigste ting, som din rejsepolitik kan gøre, er at instruere alle i din virksomhed i at booke ét sted.

Hvorfor det? Så du kan konsolidere hele dit forretningsrejseprogram og alt, hvad der er forbundet med det. Her er de vigtigste fordele ved at booke rejser ét sted:

• Spor alle virksomhedens rejseudgifter fra øjeblik til øjeblik for at træffe bedre budgetbeslutninger
• Tag rejseudgifter efter team, afdeling eller projekt for at skabe mere værdifulde rapporter
• Konsolider rejseudgifter i én månedlig faktura
• Fjern behovet for at refundere rejsende (virksomheden kan betale direkte ved hjælp af det godkendte forretningsrejseværktøj)
• Spor nemt rejsende, og hvem der kommer og går på forskellige kontorer. 
• Vide, om du har rejsende i berørte områder under en naturkatastrofe eller andre nødsituationer
• Opbyg rejsepolitikker lige der, hvor de rejsende booker

I vores følgende best practices for virksomhedens rejsepolitik gennemgår vi nogle af de ovennævnte fordele. Du skal bare vide, at det er virkelig svært at følge nogen af disse best practices, hvis din virksomhed stadig bruger et dusin hjemmesider til at booke rejser. Uden platformskonsolidering er det svært at få styr på rejserne, både før de bestilles (godkendelse) og efter (sporing og rapportering).

2. Brug din rejsepolitik til at henvise folk til de rigtige ressourcer

Betragt din rejsepolitik som et ressourceark i stedet for en liste over regler. Ja, du har måske en liste over regler i din politik, men en liste over regler er ikke særlig effektiv. (Vi undersøger, hvordan du løser dette med best practice #3).

Når du behandler din politik som et ressourceark, ved de rejsende, hvor de kan finde det, de har brug for. Den information, de søger, er lige ved siden af reglerne. 

Her er nogle oplysninger og ressourcer, som rejsende nemt kan få brug for at finde frem:

• Din godkendte platform til booking af forretningsrejser
• Sådan får du rejsestøtte 
• Rejseforsikringsselskab
• Hvad du skal gøre i tilfælde af en nødsituation
• Omsorgspligt (hvis nogen) for indenlandske og internationale rejser
• Hvilke køb kan medarbejderne tage på deres regning, og hvilke kan de ikke?
• Proceduren for refusion

Alle regler, der direkte påvirker bookingprocessen, bør være i din automatiserede rejsepolitik. Du kan skrive dem i dit rejsepolitikdokument, hvis du vil, men det er vigtigere, at de er inkluderet i de automatiserede politikker i din forretningsrejsebookingplatform.

3. Automatiser dine rejsepolitikker

50% af de rejsende indrømmer, at de ikke altid følger virksomhedens rejsepolitik, og 60% siger, at de ikke engang forstår formålet med og fordelene ved at have en rejsepolitik. Hvis en liste over regler i din politik ikke er så nyttig, hvad skal du så gøre i stedet?

For at følge denne best practice skal du ikke gå imod den menneskelige natur. At tilføje flere regler og stramme kontrollen over dine rejsende kommer ikke til at virke. Rejsepolitikdokumentet er mangelfuldt. Det er trods alt bare et dokument. 

Det, du har brug for, er, at din rejsepolitik påvirker bookingprocessen. Den skal være indbygget i din forretningsrejseplatform, så hvis rejsende forsøger at booke noget uden for politikken, får de ikke lov til det uden godkendelse fra deres leder. Lederen får en notifikation fra rejseappen og kan godkende eller afvise rejsen. De kan gennemføre bookingen eller blot give deres godkendelse, så den rejsende kan afslutte bookingen.

Hvis du vil dykke dybere ned i opsætningen af automatiserede rejsepolitikker, kan du læse vores artikel "Sådan automatiserer du din rejsepolitik".

4. Brug et bookingværktøj, som de rejsende elsker

Automatiserede rejsepolitikker er virkelig gode. De påvirker rejser døgnet rundt, så du ikke behøver at plage alle om at holde op med at bruge for mange penge. Men der er også en fejl ved dem. Hvis de rejsende ikke kan lide at bruge den godkendte forretningsrejseplatform, eller hvis de ikke føler, at den har gode tilbud på rejser, så vil de ikke bruge den. 

35% af tiden, når rejsende booker uden for det virksomhedsgodkendte værktøj, er det, fordi de forsøger at finde en bedre pris. 

Derfor er det vigtigt at vælge en platform, der ikke kun tilbyder gode priser, men som også har en UX og en kundeoplevelse, som dine rejsende kan lide. Hver gang du foretager ændringer i den teknologi, din virksomhed booker med, skal du lave en pilot. Rul det ud til 5% eller 10% af dine rejsende til at begynde med, og få deres feedback. Hvis de rejsende ikke er glade for den business travel management-løsning, du vælger, kan du ikke nemt styre rejseudgifterne med automatiserede rejsepolitikker. De vil bare booke et andet sted.

5. Aktiver selvbooking eller turbesparelse

Den sidste best practice er en win-win. 

At oprette selvbooking er godt for...

• Rejsende - De kan booke, hvad de vil, hurtigere og helt selv, inden for rammerne af deres politik. 
• Administratorer - De behøver ikke at håndtere alles rejsebookinganmodninger, men kan i stedet henvise medarbejderne til at bruge forretningsrejseplatformen og tilbyde hjælp efter behov.

Når du opsætter dine rejsepolitikker i din platform til booking af forretningsrejser, er det ingen sag at booke selv. Du tilføjer bare rejsende til din konto, og så er du i gang.

Hvis selvbooking ikke passer til din virksomhed, vil vi ikke dømme dig. Det er ikke det rigtige for alle organisationer. Men du kan stadig give rejsende mulighed for nemt at vælge præcis den mellemlanding, rejseplan og indkvartering, som de ønsker. 

Du kan simpelthen få dem til at anmode om godkendelse for hver rejse, uanset politik. Det giver de rejsende mulighed for at gemme deres igangværende rejser. Derefter kan en administrator afslutte bookingen ved hjælp af deres gemte indstillinger. Ved at opsætte dit værktøj på denne måde sparer du stadig administrativ tid, mens du lader de rejsende få den rejse, de ønsker.

Som du kan se, prioriterer bedste praksis for erhvervsrejsepolitik det, der er bedst for den rejsende, ikke kun for virksomheden. Når du sætter den forretningsrejsende i centrum, bliver det lettere at administrere et rejseprogram. 

I vores næste artikel sætter vi dig i stand til at få succes med processen til oprettelse af politikker.