En kort guide til sikkerhed og tryghed på forretningsrejser

I takt med at multinationale selskaber udvider deres rækkevidde, og små virksomheder bliver mere og mere globale, er flere og flere medarbejdere nødt til at rejse i forretningsøjemed. Uanset hvor medarbejderne skal hen, er der nu et større pres på arbejdsgiverne for at sikre, at de har analyseret potentielle farer og risici forud for forretningsrejser, og dermed er emnet forretningsrejsesikkerhed kommet ind i billedet.

Oftest forløber forretningsrejser uden problemer, men der er altid en lille chance for, at noget kan gå galt. Så hvis dine medarbejdere er på forretningsrejse af en eller anden art, er det op til dig at sørge for deres sikkerhed så vidt muligt og fortælle dem, hvad de skal gøre i tilfælde af en nødsituation.

Det er derfor bekymrende, at en GBTA-undersøgelse viste, at 46% af forretningsrejsende i Storbritannien og USA arbejder for en virksomhed, der ikke har nogen klar politik for rejsesikkerhed, og at 22% ikke aner, hvem de skal kontakte i tilfælde af en nødsituation i udlandet. Derfor er det vigtigt, at din virksomhed planlægger og forbereder sig tilstrækkeligt på sikkerheden på forretningsrejser og kommunikerer dette effektivt til dine medarbejdere. 

Omsorgspligtens rolle i forbindelse med forretningsrejser

En virksomheds juridiske og moralske ansvar for at passe på sine medarbejdere, når de rejser på vegne af virksomheden, er kendt som "omsorgspligten". Enhver virksomhed er forpligtet til at bevise, at den har opfyldt sin omsorgspligt, hvis der skulle opstå en hændelse, lige fra kriser, der skaber overskrifter, til mere almindelige mindre ulykker og skader. 

I kølvandet på Covid-19 er det simpelthen ikke nok ikke at have en politik for omsorgspligt, selv ikke for mindre virksomheder. Omsorgspligt er nu et must som en del af en virksomheds generelle rejsepolitik. Din virksomhed har måske en regel mod femstjernede hoteller i deres politik, men har den noget om at forpligte sig til at holde personalet væk fra regioner, der oplever politisk uro?

En rejsepolitik, der tager hensyn til de rejsende, hjælper ikke kun med at undgå problemer, den forbedrer også medarbejdernes opfattelse af virksomheden. Der er en række fordele ved arbejdsgivere, der tager sig godt af deres rejsende.

En rejse, der er så glat og smertefri som muligt, betyder en mere produktiv rejse. Det er lig med en gladere medarbejder. Det kan ikke kun hjælpe med at holde på medarbejderne, men endnu vigtigere er det, at det mindsker muligheden for juridiske konsekvenser på længere sigt.

Rejsesikkerhed i virksomheder, og især politikker for omsorgspligt, er områder, som alle travel managers, administratorer eller HR-teams bør kende til. For fagfolk inden for disse områder, der ønsker at forbedre medarbejderplejen og tage initiativet, ville en nytænkning eller oprettelse af en politik om omsorgspligt være et godt udgangspunkt.

Faktisk har det aldrig været nemmere at få service og rådgivning på dette område, da de fleste gode erhvervsrejseselskaber nu inkluderer duty of care-services som en del af deres løsning.

Risikostyring på rejser vs. omsorgspligt

Inden for emnet sikkerhed på forretningsrejser er der mange meget ens begreber, der slynges rundt. Lad os hurtigt rydde lidt op i forvirringen omkring begreberne 'duty of care' og 'travel risk management'. Ofte bruges de to i flæng, hvilket ikke er korrekt.

Omsorgspligt er en virksomheds moralske og juridiske forpligtelse til at holde sine medarbejdere sikre. Det forpligter virksomheder til at tage ansvar for deres medarbejderes sundhed, sikkerhed og tryghed, uanset om de er på kontoret eller på forretningsrejse.

På den anden side er travel risk management den strategi, der opfylder denne forpligtelse. Det er den handlingsplan, der giver den omsorg, som virksomheder har pligt til at give.

Kort sagt ligger forskellen i, hvad virksomheder skal gøre for at sikre deres medarbejderes sikkerhed, og hvordan de skal gøre det.

Hvilke sikkerhedsrisici skal man være opmærksom på, når man rejser på arbejde?

Hvis dine medarbejdere ofte rejser til forskellige dele af verden, er her nogle potentielle risici, du bør overveje:

Politisk ustabilitet

Politisk ustabilitet kan påvirke rejseplaner og bringe rejsende i fare. I 2019 fandt der masseprotester sted i lande lige fra Frankrig og Spanien i Europa til Hong Kong og Indien i Asien; fra Chile, Colombia og Bolivia i Latinamerika til Libanon, Iran og Irak i Mellemøsten.

Forretningsrejser til og i områder, der er politisk ustabile, kræver omhyggelig planlægning baseret på opdaterede råd og oplysninger. Tag et kig på den britiske regerings hjemmeside, som offentliggør rejserådgivning for alle lande - der er afsnit om sikkerhed og trusselsniveauet for terrorisme. Det er en god ressource til research før arbejdsrejser for både arbejdsgivere og medarbejdere.

Sanitet og sundhed

71% af de rejsende i den øverste ledelse har oplevet helbredsproblemer i udlandet. Selvom man ofte ikke kan forudsige helbredsproblemer, kan man planlægge, hvordan man håndterer dem på forhånd. Der er en række sundhedsrelaterede overvejelser, man skal være opmærksom på, mens man rejser, herunder:

• Tilgængeligheden af sundhedsydelser - sørg for, at dine rejsende ved, hvor de kan få lægehjælp, *før* de får brug for det.
• Mad- og vandsikkerhed - selvom det at arbejde i udlandet er en fantastisk måde at få nye oplevelser på og måske smage ny mad og drikke, er det værd at huske, at nogle dele af verden måske ikke har de samme hygiejnestandarder som derhjemme. Rejsende kan reducere deres risiko for maveproblemer ved at holde sig til sikre spise- og drikkevaner. Selvom det er fristende, bør rejsende holde sig fra gademad. På samme måde bør man vælge vand på flaske i stedet for vand fra hanen.
• Sundhedstrusler og sygdomme - rejsende skal gennemføre alle nødvendige vaccinationskurser i landet, før de rejser.

Heldigvis er det ikke alle spørgsmål om omsorgspligt, der involverer liv eller død. Arbejdsgivere kan også overveje deres rejsendes generelle helbred og velbefindende. Hyppige flyrejser kan virke glamourøse, men nogle gange kan omkostningerne for det mentale og fysiske velbefindende være for store. For at afbøde dette bør en virksomheds omsorgspligt omfatte velværepraksisser - for eksempel at lede efter hoteller, der tilbyder fitness eller sunde menuer.

Sikkerhed for indkvartering

Efter en lang rejsedag føler du dig måske træt og beskidt, så det første, du tænker på, er sandsynligvis at blive frisket op eller få noget søvn på dit hotel. Men det er ikke det rette tidspunkt at sænke paraderne.

Hoteller kan være hotspots for tyve. For at sikre din sikkerhed, uanset hvor du bor, om det er et hotel eller en AirBnb, er du nødt til at være forberedt. Her er et par vigtige sikkerhedstips:

• Undersøg det sted, du skal bo - find ud af, hvilke sikkerhedsforanstaltninger der er, f.eks. om receptionen er bemandet 24 timer i døgnet. Brug Google Street View til at undersøge det omkringliggende område.
• Book ikke et værelse i stueetagen - disse værelser er mere udsatte for indbrud.
• Når du er ude, så sæt "forstyr ikke"-skiltet på din dør. På den måde ser det ud, som om du stadig er i rummet. Ved at gøre dette mindsker du sandsynligheden for et opportunistisk tyveri.
• Kend din nødudgangsplan - dette er måske et af de vigtigste tips. Så snart du ankommer til dit værelse, skal du bruge et par minutter på at få styr på kortet over nødudgange og finde ud af, hvor de er placeret. 

Tredjeparts-entreprenører

En virksomheds omsorgspligt bør ikke kun dække dens ansatte. Den omfatter også tredjepartsleverandører og andre personer, som organisationen har et ansvar over for. Derudover kan en tredjepartsentreprenør udgøre nye risikoelementer, vil de udsætte rejsende personale for sikkerhedsrisici?

Det anbefales enten kun at bruge betroede parter fra en godkendt liste eller at foretage grundige revisioner af tredjeparter, især i udlandet.

Sikkerhed for kvindelige rejsende

Selvom sikkerhed er altafgørende for alle, der er på farten, er kvindelige forretningsrejsende mere udsatte end deres mandlige kolleger. Ifølge en rapport fra 2018, udgivet af Global Business Travel Association (GBTA) og AIG, har 83% af kvinderne været bekymrede for deres sikkerhed, mens de var på forretningsrejse i det foregående år.

På trods af dette er det kun 18% af rejsepolitikkerne, der specifikt omhandler kvinders sikkerhed. Det kan være et ømtåleligt emne for virksomhederne, men for at de kan leve op til deres omsorgspligt, er de nødt til at sikre, at deres kvindelige medarbejdere er opmærksomme på de særlige udfordringer, de kan støde på, når de rejser i forbindelse med deres arbejde.

Processer til fremme af rejsendes sikkerhed, du kan starte nu

Vurdering af rejserisiko

Når du planlægger en forretningsrejse, bør du foretage en risikovurdering for at sikre, at du er opmærksom på eventuelle specifikke trusler, som rejsende kan støde på under deres rejse. Start med at gøre dette for dine største rejsemarkeder.

I sagens natur er rejserisici under konstant forandring. I et hvilket som helst land varierer de efter årstiden, det aktuelle politiske klima og meget mere.

Det betyder, at det er vigtigt at foretage nogle ekstra undersøgelser, hver gang du sender dine medarbejdere på forretningsrejse, for at sikre, at du ikke har overset nogle risici, som ikke var der, sidst du tjekkede. Læs vores artikel om, hvordan du foretager en risikovurdering af rejsesikkerheden for at få flere oplysninger.

Sporing af medarbejdernes rejseplaner

Teknologi har været en massiv drivkraft for forandring inden for forretningsrejsebranchen, og en af de seneste udviklinger er sporing af rejseplaner. Det kan være en udfordring at identificere, hvor rejsende befinder sig på et givet tidspunkt.

Hvis der sker en hændelse, kan det føre til øget risiko, stress og arbejde, hvis du ikke ved præcis, hvor dine folk er. Det er her, GPS-sporing kommer ind i billedet. Vi er omgivet af lokaliseringsapps, og selvom de fleste af dem fokuserer på at dele din position med venner og familie, er nogle af dem designet til at give arbejdsgivere mulighed for at spore deres arbejdsstyrke.

Uddannelse af medarbejdere

Når du har vurderet alle risici, er det tid til at give noget af den viden videre til dine medarbejdere. Du kan ikke forudse hændelser og ulykker, men du kan træne dine medarbejdere i at se, hvad der er en uacceptabel risiko at tage på en forretningsrejse, og hvad der ikke er.

Diskuter alle de største risici og almindelige trusler, som du eller dine medarbejdere kan støde på. Træningen bør primært fokusere på forebyggelse, da det ofte er lettere at undgå en farlig situation end at løse den. Men at uddanne sig selv og andre i, hvordan man reagerer, vil også skabe kompetence.

Husk, at der i øjeblikket ofte ikke er tid nok til at tænke, så sørg for, at dine rejsende virkelig tager dine råd til sig - selv hvis det er noget så simpelt som at holde øje med lommetyve.

Den rette uddannelse og træning kan redde livet for en rejsende i en kritisk situation. Rejsende kan nemt komme i problemer, fordi de ikke er bekendt med kulturen, reglerne eller lovene i det land, de besøger. Sørg for at give dem et lynkursus i disse risici, så har de en bedre chance for at undgå dem.

Det handler normalt ikke om liv og død

De fleste hændelser, der sker på forretningsrejser, er ikke livstruende, men de kan resultere i ulemper som at få stjålet en telefon eller blive syg af dårlig hygiejne i regionen. Bortset fra den åbenlyse stress for de rejsende, kan disse små hændelser betyde tabte arbejdsdage, spildte forretningsrejser og utilfredse medarbejdere.

Rejsesikkerhed for virksomheder handler ikke kun om at undgå sagsanlæg mod en arbejdsgiver efter et uheld på en arbejdsrejse, det handler om at gøre de dyre flyrejser og hoteller så effektive som muligt ved at sikre, at medarbejderne fungerer optimalt og fokuserer på det aktuelle job.