17 must-have-funktioner i et travel management-system

Tænk på et travel management-system som din hub (eller dit motherboard) for alt, hvad der har med rejser at gøre.

Da det er så vigtigt et system, skal du sikre dig, at du vælger den rigtige platform til at bruge til din virksomheds rejser. 

Hvad er et rejseadministrationssystem?

Et travel management-system hjælper travel managers med at booke, spore og analysere forretningsrejser. Typisk henviser et travel management-system til en platform, der tilbyder rejseopgørelse, rejsepolitikker og rapportering, men det kan også henvise til den overordnede proces med at administrere forretnings rejser. 

Nøglefunktioner i et rejseadministrationssystem

Når du sammenligner rejseadministrationssystemer, er det vigtigt at forstå, hvilke funktioner der har størst betydning. Her er de funktioner, der kan hjælpe dig med at administrere rejser sikkert, effektivt og omkostningseffektivt. 

1. Rejsepolitikker, der kan tilpasses

En af de vigtigste funktioner i et rejseadministrationssystem er rejsepolitikken. Selvom office managers eller travel managers booker på vegne af rejsende, har du stadig brug for rejsepolitikker i appen for at holde administratorerne på samme side.

Du bør være i stand til at tilpasse din in-app-politik efter flere forskellige kriterier:

• Særlige politikker for bestemte rejsende (f.eks. c-level eller en afdeling, der ofte skal booke fly i sidste øjeblik)
• Globale politikker for hotelpriser pr. nat
• Hotelpriser pr. nat efter by
• Globale politikker for maksimale indenrigs- og internationale flyomkostninger
• Maksimale flyomkostninger for specifikke ruter
• Minimum antal dage for forudbestilling
• Globale maksimale togomkostninger
• Maksimal togpris for visse ruter

Dit travel management-system bør give dig mulighed for at forudindstille din rejsepolitik, så den er live og fungerer, hver gang nogen booker en rejse.

I stedet for en rejsepolitik, der bare er et kedeligt dokument, har du den lige der i din booking-app, hvor den betyder mest. 

2. Arbejdsgange for godkendelse kan tilpasses

Hvad sker der, hvis en rejse skal bestilles uden for din police? Det er et godt spørgsmål.

Dit travel management-system bør indeholde godkendelsesworkflows inde i platformen, så hvis noget falder uden for politikken, kan den person, der booker en rejse, anmode om godkendelse og gemme sine rejseoplysninger (i stedet for at sende en e-mail og miste alt sit hårde arbejde med at vælge den rigtige rejseplan) Du bør kunne opsætte disse godkendelsesworkflows, som du vil, f.eks. ved at vælge forskellige godkendere til forskellige teams og tilpasse niveauet af strenghed.

Er godkendelse påkrævet for alle rejser eller kun for rejser, der falder uden for politikken, eller kun for rejser bestilt af bestemte rejsende? Dit rejseadministrationssystem bør indeholde robuste tilpasningsmuligheder. 

3. Omfattende lagerbeholdning 

Din politik og dine godkendelsesworkflows er virkelig afgørende for at hjælpe dig med at opretholde rejsecompliance døgnet rundt, men det er din adgang til lagerbeholdningen også. Hvis du bruger et rejseadministrationssystem, der mangler billige hoteller og flyselskaber, går du glip af store besparelsesmuligheder. Når man tænker på, at millennials faktisk har en tendens til at booke billige muligheder, gør man klogt i at gøre disse tilgængelige for dem. 

4. Support inkluderet uden ekstra omkostninger

At betale et gebyr for hvert supportopkald er virkelig gammeldags og virkelig dyrt. Dit rejseadministrationssystem bør inkludere support uden ekstra omkostninger for dig. På den måde ved du præcis, hvad du betaler for, og der kommer ingen overraskelser i slutningen af måneden. Desuden kan de rejsende få den support, de har brug for, når de har brug for den, uden at skulle bekymre sig om at irritere nogen i økonomiafdelingen på grund af en masse supportopkald.

5. Ingen omdirigeringer 

Når man booker en ferie og bliver omdirigeret, er det irriterende. Det kan også være lidt nervepirrende, fordi man ikke er sikker på, om man kan stole på den nye leverandør, man bliver omdirigeret til.

Når det gælder forretningsrejser, er omdirigeringer ikke kun irriterende, de gør det også næsten umuligt at spore dine forretningsrejser Når måneden er omme, skal du gennemsøge nettet for atalle dine fakturaer. Undgå dette for enhver pris. 

6. Rapportering af rejseudgifter

En af de vigtigste funktioner i ethvert rejseadministrationssystem er muligheden for at rapportere om forretningsrejser. Her er nogle af de ting, du gerne vil kunne spore:

• Rejseudgifter efter tidsperiode
• Rejseudgifter pr. afdeling eller team
• Mængden af rejseudgifter, der er booket uden for policen
• Rejseudgifter efter projekt, kunde eller begivenhed
• Antal rejser brugt til ansættelse

Det betyder selvfølgelig, at dit rejseadministrationssystem ud over at generere rapporter også skal have mulighed for at tilføje labels og tags til rejser. 

7. Konsolideret fakturering

Den nemmeste måde at spore dine forretningsrejser på er at booke dem ét sted. Men nogle rejseadministrationssystemer fungerer ikke som en enkelt leverandør, hvilket betyder, at du stadig vil have en masse forskellige fakturaer. For at spare tid og besvær med forretningsrejser skal du vælge et system, der konsoliderer alle dine månedlige rejser til en enkelt leverandørfaktura. Økonomiteamet vil elske dig. 

8. Gennemgå status for alle ture på ét sted

Hele pointen med et travel management-system er at kunne konsolidere rejser. Lad os se, hvordan det fungerer i et virkeligt scenarie. Lad os sige, at 20 rejsende skal booke hver deres rejse til kommende begivenheder.

Som travel manager skal du kunne logge ind på din travel management-platform og se...

• Hvem har bestilt deres rejse inden for policen
• Hvem anmoder om en booking uden for policen og hvorfor?
• Hvem har en igangværende rejse (de har gemt en rejseplan, men ikke afsluttet bookingen endnu)?
• Hvem har ikke bestilt en rejse

Når du har ansvaret for at booke rejser eller hjælpe rejsende med at booke deres egne rejser, har du brug for at vide, hvad der foregår. Du skal have et øjeblikkeligt overblik, så du kan finde ud af, hvilke rejsende der har brug for ekstra hjælp.

Når rejserne er booket, skal du desuden have et centralt sted til bekræftelser, rejseplanoplysninger, afbestillingsmeddelelser osv. 

9. Nem booking, herunder selvbooking for rejsende

Selv hvis du ikke har planer om at lade de rejsende booke selv, vil du stadig gerne have en smidig bookingoplevelse og en god UX for de medarbejdere, der har ansvaret for at booke rejser.

Hvis du planlægger at tillade selvbooking, skal du vælge ettravel management-system, som de rejsende elsker, som er behageligt at bruge, opfylder deres behov og giver dem support, når de har brug for det. 

10. Transportmetoder, der betyder noget for dig

Du forventer, at dit rejseadministrationssystem har fly og hoteller og sandsynligvis også biler. Men hvad med tog? Hvis tog er en almindelig måde, dine medarbejdere rejserså bør du vælge et rejseadministrationssystem, der inkluderer dem.

Hvorfor skal du tjekke for transportmetoder (og endda overnatningssteder som Airbnbsom din virksomhed bruger regelmæssigt?

Så du kan konsolidere dine forretningsrejser yderligere på en enkelt platform, der er nem at administrere og spore.

11. Mobilapp til rejsende på farten

Ja, jeg ved det. Jeg ved det godt. Det er næsten 2020. Har vi virkelig brug for at tjekke, om der findes en mobilapp? Ja, det gør vi. Nogle rejseadministrationssystemer har ikke deres egne mobilapps, eller de tilbyder apps, der er klodsede og udfordrende at bruge. Før du onboarder hele dit team til et nyt rejseadministrationssystem, bør du selv downloade deres app og teste oplevelsen. 

12. Gemme igangværende bookinger og samarbejde

Samarbejdsbooking er relateret til nogle af de funktioner, vi har nævnt tidligere (som godkendelsesworkflows og muligheden for at gennemgå ufuldstændige bookinger).

Men det er så vigtig en funktion, at den er værd at udforske separat. Muligheden for at booke i fællesskab kan være praktisk i en række tilfælde:

• Din CEO vælger fly og hotel og vil have dig til at færdiggøre det.
• Rejsende har lov til at vælge de rejser, de ønsker, men ikke gennemføre bookinger (så du gennemfører det, når de har valgt deres muligheder).
• En rejse for flere rejsende skal gennemgås, så du gemmer den og dobbelttjekker med alle, før du afslutter den.
• En potentiel medarbejder, kunde eller et talent vælger detaljerne for deres rejse, og hovedkontoret booker den.

Mulighederne er uendelige. Ligesom du kan gemme et udkast til en rapport, samarbejde med andre om den og vende tilbage til den senere, bør du kunne gøre det samme med en rejsebooking. 

13. Let at se, hvad der er i og uden for policen, når man søger

Ville det ikke være kedeligt, hvis dine rejsende ikke kunne se, at et hotel ikke var omfattet af politikken, før de allerede var spændte på at booke det? Jo, det ville være forfærdeligt. Uanset om det er et hotel, et fly eller et tog, skal dine rejsende kunne se, om noget er uden for policen, før de overhovedet klikker på det. 

14. Integration af udgiftsværktøj

Dit rejseadministrationssystem bør integreres med dit udgiftssystem. Det er nok sagt.

Hvis der ikke findeseksisterende integration, så tjek, at rejseadministrationssystemet gør mindst én af disse ting:

• Tilbyder en ekstern API, så dit udviklingsteam kan integrere det med dit udgiftsværktøj
• Tilbyder tilpassede integrationstjenester 

15. Gem oplysninger om rejsende

Det behøver ikke at tage 2 timer at booke forretningsrejser. Når du gemmer alle rejsendes oplysninger i dit rejseadministrationssystem (inklusive juridisk navn, rejsedokumentets land og nummer, fødselsdag osv.), kan det tage meget kortere tid - endda minutter. 

16. Gem loyalitetspoint

Hver virksomhed har sin egen politik for loyalitetspoint. Nogle virksomheder tillader ikke, at rejsende får point på deres egne loyalitetskonti, og kræver i stedet, at firmarejser krediteres virksomhedens konto, så virksomheden kan få belønningerne.

Uanset hvad, bør du bruge et rejseadministrationssystem, der gemmer disse programnumre På den måde behøver de rejsende ikke at indtaste dem, hver gang de booker. Og hvis din virksomhed kun tillader, at point bliver krediteret til virksomhedens konto, kan en kontorassistent eller administrator indtaste disse programnumre i hver rejsendes profil.

Hvad angår vores 2 cent ... mener vi, at eftersom der er så mange bedre måder atspare penge på rejser, bør du give pointene til rejsekrigerne!

17. Ingen langsigtede kontrakter

Hvis du ikke kan lide dit travel management-system, skal du ikke tvinges til at bruge det.

At poppe champagneflasker i slutningen af lange salgscyklusser er den gamle måde. Den nye måde er at afprøve et system, se om du kan lide det og forlade det, hvis du ikke kan lide det. Når du undersøger rejseadministrationsplatformen, skal du kontrollere, at du ikke bliver låst fast.

Det system, du bruger til at booke og administrere rejser, kan have en enorm indflydelse på din oplevelse som travel manager og på alle medarbejdere, der rejser i forbindelse med deres arbejde