9 måder, hvorpå din virksomhed kan spare penge på forretningsrejser

De sidste par år har været en lektion i, hvorfor det at mødes ansigt til ansigt er afgørende for de fleste virksomheder. Fra kundeopkøb til ledelse af vidt forskellige teams, 86% af de adspurgte medarbejdere hævdede, at de følte, at rejser var afgørende for at få succes i deres rolle.  

Ivrige efter at bevare deres konkurrencefordel har organisationer været hurtige til at få deres teams tilbage på farten. Alene i første kvartal af 2022 blev der booket flere forretningsrejser end i halvdelen af 2021.

Men det er ikke nemt. At spare penge på forretningsrejser kræver en indsats fra alle medarbejdere, ikke kun en ny tilgang på topniveau. Fra økonomichefen, der ønsker at nedbringe de årlige omkostninger, til travel manageren, der er begravet i detaljer og ønsker at gøre kollegerne tilfredse, til den trætte rejsende, der kan føle behov for at bruge flere penge i en snæver vending - dette er en holdindsats.

Vi har sammensat en liste over klare, nyttige måder at få hele dit team med på.

1. Få adgang til lavere og bedre flypriser

En af de absolut bedste måder at begynde at skære ned på rejseomkostningerne med det samme er at få en bedre flyoversigt.

Virksomheder, der bruger erhvervsrejsebureauer eller booker på hjemmesider, der er designet til fritidsrejser, går glip af meget.  

Booking langt i forvejen, booking i sidste øjeblik, brug af budgetvenlige flyselskaber som EasyJet og Norwegian... forbrugerne har masser af tricks i ærmet til at spare penge på rejser, og når virksomheder sidder fast i gamle erhvervsrejseløsninger, så mangler de muligheder for omkostningsbesparelser.

Nu har virksomhederne også et trick i ærmet: TravelPerk. TravelPerk tilbyder verdens største lager til booking af virksomhedspriser på ét sted ved at integrere hundredvis af de bedste rejsenetværk.

2. Tilskynd til rejsefleksibilitet

Uanset om medarbejderen skal besøge en kunde eller bemande et nyt kontor, kan der være en vis fleksibilitet i datoerne for begivenheden. Når en travel manager, office manager eller executive assistant booker en ny rejse til en medarbejder, er de nødt til at vide, om der er noget spillerum. Og det er der næsten altid. 

Når medarbejderne anmoder om nye bookinger, hvad enten det er på en standardformular eller via e-mail, så bed om 3 ankomster og afgange i prioriteret rækkefølge, så medarbejderne kan give valgmuligheder på forhånd.

At opdage dette råderum kan betyde besparelser på helt op til 50% på fly og hoteller. Endnu bedre er det at lade medarbejderne booke deres egne rejser via et bookingværktøj, som hjælper de rejsende med at få mere synlighed og kontrol, så de kan optimere deres tidsplan og spare penge uden at skulle sende e-mails frem og tilbage.

Men selv med den bedste organisation ændrer planerne sig nogle gange. Kundemøder bliver aflyst eller flyttet, medarbejdere bliver syge. En løsning som FlexiPerk, der tilbydes af TravelPerk, giver forretningsrejsende de mest generøse afbestillingsregler, der findes. 

Med FlexiPerk er 100% af rejsearrangementerne refunderbare. Rejsende kan aflyse deres planer med et enkelt klik op til to timer før afgang, uden at der stilles spørgsmål. Med en garanti for minimum 80 % refusion og en gennemsnitlig besparelse på 40 % i forhold til andre fleksible priser behøver travel managers og økonomiteams aldrig mere at bekymre sig om at miste store summer på grund af ændringer i sidste øjeblik. 

3. Udarbejd en rejsepolitik for virksomheden 

Det er afgørende at have en rejsepolitik for virksomheden. Uden disse parametre kan en medarbejder umuligt vide, om deres planlagte rejseplan falder inden for budgettet og andre af virksomhedens forventninger.

Det kan være en udfordring at vide, hvad der skal med i en vellykket rejsepolitik. Hos TravelPerk har vi lavet en skabelon til rejse- og udgiftspolitik, der kan tilpasses, og som kan hjælpe dig med at implementere en rejsepolitik på få minutter, men generelt bør rejsepolitikker skitsere virksomhedens holdning til elementer som f.eks; 

• Godkendelige udgifter til forretningsrejser for flyrejser, indkvartering, billeje og anden transport.
• Regler for medarbejdere, der booker fly på økonomiklasse i forhold til business class.
• Godkendelsesprocessen for booking af hoteller, flybilletter og andre arrangementer i forbindelse med forretningsrejser. 
• Tilladte dagpengeudgifter, og om der udleveres et firmakreditkort. 
• Refusions- og udgiftsrapporteringsprocesser. 

Virksomhedens rejsepolitik skal være klar, kortfattet og let tilgængelig. Men som enhver anden virksomhedspolitik skal de udvikles og tilpasses til virksomhedens behov. 

Takket være onlineværktøjer som TravelPerk kan økonomi- og rejsechefer nu indarbejde deres rejsepolitikker i bookingprocessen på stationære og mobile enheder, hvilket hjælper med at automatisere godkendelsesprocessen.

Med 72% af millennial-medarbejderne, der er tilfredse med at booke deres egne forretningsrejser, gør automatiserede godkendelser det lettere for medarbejderne at holde sig inden for budgettet, samtidig med at de har selvbestemmelse over deres arrangementer. 

4. Få klarhed over overholdelse 

Ved at integrere virksomhedens rejsepolitik i bookingprocessen og automatisere godkendelsessystemer har TravelPerk været i stand til at hjælpe organisationer med at nå en overholdelsesgrad på 95% med deres online bookingplatform. 

Med et online bookingværktøj kan økonomi- og rejseansvarlige etablere klare godkendelsesprocesser. Måske vil du stadig gerne have et øje på hver rejseplan. Eller måske er du glad for, at rejser inden for din rejsepolitik automatisk bliver godkendt for at sikre, at du får den bedste pris og frigiver tid til travle ledere. Uanset hvilket niveau af kontrol du ønsker, kan du etablere enkle arbejdsgange med blot et par klik. 

Der vil dog stadig være nogle forretningsrejser, som falder uden for enhver rejsepolitik. For eksempel kan rejser med kort varsel nogle gange bare ikke undgås. En vigtig kunde indkalder til et krisemøde, eller salgsteamet får mulighed for at møde et potentielt kundeemne. 

Automatiserede processer kan hjælpe med at godkende disse rejsearrangementer, der ikke er i overensstemmelse med retningslinjerne. I stedet for at henvise rejseplanerne til indbakkens afkroge, kan et online bookingværktøj markere rejser, der ikke er i overensstemmelse med reglerne, for relevant personale via dedikerede slack-kanaler.  

5. Gør din momsopsparing enklere

Hvis din organisation er momsregistreret, er der mange penge at spare på dine rejseudgifter. Afhængigt af din skattejurisdiktion kan flybilletter, hotelværelser og anden landtransport alle modregnes som forretningsrejseudgifter. 

Men momsinddrivelsesprocessen er ofte et kompliceret og tidskrævende aspekt af rejseadministration. Det kan være et mareridt at skulle gennemskue dine medarbejderes dagpengeudgifter og indsamle momskvitteringer. Mange virksomheder ender med at miste muligheden for at gøre krav på legitime udgifter og de besparelser, de medfører. Som virksomhedsejer er der ikke noget mere frustrerende end at miste indtægter unødigt. En momsberegner kan hjælpe dig med at finde ud af, hvor meget du kan få tilbage.

Hos TravelPerk strømliner vi momsinddrivelsesprocessen for dig og hjælper dig med at spare op til 20% på dine årlige forretningsrejseomkostninger takket være vores specificerede rapporter og praktiske momsberegner. Anmod om en demo i dag og se, hvor meget din organisation kan spare.

6. Hold øje med tendenser inden for rejseudgifter

Viden er magt. Ligesom en forbruger, der ønsker at spare penge på sit husholdningsbudget, har brug for viden om, hvilke udgiftskategorier der sluger deres indkomst, har en virksomhed brug for at forstå, hvilke aspekter af forretningsrejser der flytter nålen mere end andre.

Her er nogle spørgsmål, du måske vil stille:

• Hvilke rejsende samler flest penge sammen?
• Hvilke forbedringer kan der foretages i lufthavnens transportomkostninger, wifi-gebyrer osv?
• Hvilke ændringer skal der ske i 4. kvartal for at overholde det årlige rejsebudget for X-teamet?

Alle virksomheder ønsker at optimere deres rejsebudget, og det bør ikke være svært at skaffe data, der kan hjælpe.

Brug et rejsebookingværktøj, der kan integreres med din omkostningsløsning, og som automatisk genererer rapporter for at minimere belastningen af medarbejdernes tid. Brug derefter disse data til at identificere tendenser og optimere dit budget over tid. Du kan identificere, hvilke byer og rejser der har brug for lavere budgetter, og hvilke der berettiger til højere udgifter, for at øge retfærdigheden og få styr på de samlede rejseudgifter.

7. Gå ind for at bruge offentlig eller delt transport, hvor det er muligt

Et rejseforbrug, der er meget almindeligt og nemt at tage i opløbet, er bilkørsel i storbyer. At opfordre medarbejderne til at tage offentlig transport i stedet for at køre og betale ublu parkeringsafgifter eller tage en taxa er bedre for din bundlinje og miljøet. 

Når medarbejderne er på vej til en begivenhed fra samme sted, er der ikke behov for separat transport. Hvis offentlig transport ikke er en mulighed, er det nemt nok at få Uber til at arrangere flere biler. 

Det er ikke altid muligt at træffe disse foranstaltninger, men hvor du kan, bør du overtale dine teams til ikke at spilde virksomhedens penge på unødvendige forretningsrejser.  

Det fører os videre til nummer 8...

8. Vær gennemsigtig og tilbyd incitamenter til at holde budgettet

Når man skærer ned på rejseomkostningerne, er det vigtigt at gøre det mindre smertefuldt for medarbejderne. For at de skal føle sig engagerede i indsatsen, skal de vide "HVORFOR".

For eksempel kan en fjernvirksomhed, der afholder årlige personlige retreats, være nødt til at kommunikere til medarbejderne, hvorfor rejser til konferencer skal være så billige som muligt - så det årlige retreat bliver en sjovere oplevelse for alle.

Der vil være et forskelligt "HVORFOR" i hver virksomhed. Hvis det ikke er så relevant at øge gennemsigtigheden, kan incitamenter måske hjælpe. Når travel managers får mulighed for at give bonusser som teamfrokoster eller kilometerpoint til dem, der holder sig inden for budgettet, kan de hjælpe med at trimme budgettet på en kreativ måde. 

9. Vær klog til at spare på overnatning

Hvis din organisations politik primært er baseret på et par foretrukne hotelkæder, kan du gå glip af store besparelser på dine rejseudgifter. Det kan være mere omkostningseffektivt og give en bedre rejseoplevelse for dine medarbejdere, hvis du overvejer forskellige muligheder som Airbnb. Især ved længere ophold foretrækker mange forretningsrejsende måske at have adgang til et køkken, så de kan spise sundere, eller de ønsker at have mere plads til at arbejde på, end man traditionelt finder på et hotelværelse. 

Med TravelPerk kan vores concierge-team hjælpe med Airbnb-bookinger. Det gør det nemmere at holde budgettet, overholde reglerne og give dit team mere fleksibilitet med deres rejsearrangementer. Sammenlign en uges ophold på din foretrukne hotelkæde med at leje en lejlighed, og du vil måske blive positivt overrasket over besparelserne. 

Men Airbnb-udlejning er ikke egnet til alle forretningsrejser. Der er måske ikke andre muligheder på din destination, eller prisen for et kort ophold kan være på niveau med lokale hoteller. I disse tilfælde kan det være mere omkostningseffektivt at forhandle sig frem til en værelsespris eller fokusere på at samle rejsebelønninger med et kreditkort eller et hotelloyalitetsprogram, især hvis du rejser til det samme sted regelmæssigt. 

Alternativt kan travel managers reducere deres travle arbejdsbyrde og spare deres organisationer penge ved at bruge erhvervsrejseselskaber med aftaler med hotelkæder. Hos TravelPerk har vi det største udbud af overnatningsmuligheder, og vores brugere kan uploade deres aktuelle forhandlede priser til vores platform.    

I sidste ende er det en holdindsats at spare penge på rejser. 

Ved at tænke holistisk og finde ud af, hvordan hver enkelt medarbejder kan hjælpe, er det muligt at spare penge og samtidig tage på alle de forretningskritiske rejser.

Uanset om du er en travel manager, der planlægger for en hel organisation, et økonomiteam, der fokuserer på virksomhedens bundlinje, eller en driftschef, der ønsker mere smidige interne processer, kan TravelPerk hjælpe dig med at strømline alle aspekter af virksomhedens rejser.