Håndtering af godkendelsesprocessen for forretningsrejser: fem ting, du skal huske på

Forretningsrejsebranchen er big business. Alene i USA forventes antallet af indenlandske forretningsrejser at stige til næsten 500 millioner i 2022. Og selvom COVID-19 måske har gjort et indhug i antallet af forretningsrejser, forventer Global Business Travel Association (GBTA) at se et hurtigt opsving i løbet af de næste par år, hvor mængderne vil overgå niveauet fra før pandemien i 2025. Efterhånden som medarbejdere og kunder bliver trætte af Zoom-træthed og skriftlig kommunikation, vil mange søge tilbage til ansigt-til-ansigt-kontakt - forståeligt nok, da ansigt-til-ansigt-anmodninger har vist sig at være 34 gange mere effektive end e-mail.

Med en snarlig tilbagevenden til forretningsrejser er dette det perfekte tidspunkt til at strømline din virksomheds godkendelsesproces for forretningsrejser Det kan være forvirrende at administrere godkendelsesprocessen, da hver virksomhed har sin egen unikke politik, og flere personer kan være involveret. Men godkendelsesprocessen for forretningsrejser behøver ikke at være vanskelig. Ved at definere en klar politik, centralisere alle dine data på ét sted og kommunikere tydeligt med interessenter inden for forretningsrejser, kan du sikre, at alt går glat. Her er, hvad du bør gøre: 

1. Konsulter alle relevante interessenter inden for forretningsrejser

Det første sted at starte er at beslutte, hvem der skal være en del af din godkendelsesproces for forretningsrejser. Det kan se forskelligt ud afhængigt af din organisations størrelse og struktur. Små virksomheder har måske en uformel rejsepolitik og kun en eller to personer, der skal konsulteres i forbindelse med godkendelse af rejser. På den anden side kan du i en større virksomhed være nødt til at involvere forskellige personer på tværs af forskellige afdelinger i godkendelsesprocessen.

Her er nogle eksempler på personer, der kan være involveret i godkendelsesprocessen for forretningsrejser i en mellemstor til stor virksomhed:

• Administratorer: En rejsechef eller assistent med ansvar for booking af forretningsrejser.
• Linjeledere: Lederen for den person, der skal på forretningsrejse.
• Ledere: Yderligere ledere på direktør- eller C-suite-niveau
• Økonomiafdelingen: En repræsentant fra økonomiafdelingen, der håndterer forretningsrejser (ud fra et rejseomkostningsperspektiv).
• HR: En repræsentant fra HR-afdelingen, der håndterer forretningsrejser (ud fra et engagement- eller compliance-perspektiv).

Selvfølgelig skal du kun involvere de personer, der er absolut nødvendige, for at undgå at skabe unødigt bureaukrati eller forsinkelser. Det vigtige er at beslutte, hvilke "godkendere" der skal høres i forbindelse med godkendelse af forretningsrejser inden rejsen, og sørge for, at de er med hele vejen gennem godkendelsesprocessen. 

2. Skab en organiseret godkendelsesproces for forretningsrejser

Når du har identificeret dine interessenter, er det næste skridt at sammensætte en organiseret plan for forretningsrejser. Hvis du endnu ikke har en rejsepolitik for din virksomhed, er det måske et godt tidspunkt at lave en. Hvis du vil vide mere, kan du tjekke vores e-bog: "The Modern Guide to Writing a Company Travel Policy".

Her er nogle faktorer, du kan tage i betragtning, når du skriver din virksomheds rejsepolitik:

• Hvem har ansvaret for at booke forretningsrejser? Medarbejdere, ledere, en administrativ assistent?
• Skal rejsende udfylde en anmodningsformular?
• Hvilke "godkendere" skal høres i forbindelse med godkendelse af forretningsrejser?
• Hvordan bruges pengene, når man er på forretningsrejse? Hvem fastsætter og kontrollerer budgettet?
• Hvor lang tid i forvejen skal man give besked for at godkende en forretningsrejse?
• Hvad sker der, hvis der kommer en anmodning om en forretningsrejse i sidste øjeblik?
• Er det kun bestemte typer hoteller, fly osv., der er godkendt til rejsebestilling? Kan en rejsende f.eks. booke et tre- eller firestjernet hotel?
• Er der en bestemt kabineklasse, der er tilladt på flyvninger (first, business, economy?)?

Med TravelPerk kan du integrere din rejsepolitik direkte i platformen. Det betyder, at forretningsrejsende nemt kan booke deres egne rejser, samtidig med at de undgår at overtræde din virksomheds rejsepolitik. Hvis du har brug for, at forretningsrejsende sender deres rejser til en leder, før de booker, kan du også opsætte den automatiske godkendelsesproces i TravelPerk.

3. Få styr på det hele på ét sted under godkendelsesprocessen

Nøglen til en organiseret godkendelsesproces for forretningsrejser er at samle alt på ét sted. Hvis du har mange dokumenter, e-mails og klistermærker flyvende rundt, er det mere sandsynligt, at du støder på problemer med dit forretningsrejseprogram.

En uorganiseret godkendelsesproces for forretningsrejser kan skabe mange udfordringer for din virksomhed For det første kan du ende med at sidde fast i forvirrende frem og tilbage, som i sidste ende fører til rejseforsinkelser. For det andet er medarbejderne måske ikke engang klar over jeres rejsepolitik, og hvad de må og ikke må.

Et centraliseret online bookingværktøj som TravelPerk gør det nemt at godkende forretningsrejser og sparer din indbakke og din fornuft. 

4. Kommuniker godkendelsesprocessen for forretningsrejser til folk i din virksomhed

Når du har skabt en klar, centraliseret procedure, er det vigtigt at sørge for, at folk i din virksomhed forstår den.Alle skal vide, hvad der forventes af dem under godkendelsesprocessen for forretningsrejser.

e sikker på at sende en intern meddelelse ud i en kanal, som du ved, at folk vil tjekke. Det kan være e-mail, chatsoftware eller virksomhedens intranet. Spred også nyheden via mund til mund-metoden (vidste du, at nyheder fra blot 4% af de indflydelsesrige medarbejderekan ende med at nå 70% af din virksomhed?)

Hvis du har investeret i en software til administration af forretningsrejser, skal du også sørge for at uddanne folk. Heldigvis bliver det lettere, hvis det online bookingværktøj, du har valgt, er meget brugbart og giver god support.

5. Automatiser din godkendelsesproces for forretningsrejser, hvor det er muligt

Endelig er der meget, der taler for at automatisere godkendelsesprocessen for forretningsrejser. Automatisering sparer tid og gør hele processen let tilgængelig, især for fjern- og hybridteams. Medarbejdernes forventninger til digitalisering ændrer sig, især efter COVID-19. Ifølge Workfronts State of Work 2020 Report mener 87% af respondenterne, at ledere bør genoverveje den måde, de tænker på teknologi, 84% siger, at virksomheder går glip af muligheder ved ikke at gå over til mere moderne løsninger, og 91% siger, at de higer efter moderne teknologiløsninger.  

Bonus: Brug TravelPerk til at godkende dine forretningsrejser

Vidste du, at med TravelPerk kan hele denne proces automatiseres fuldt ud? Abonnenter på vores Premium Plan kan drage fordel af en ligetil og brugervenlig godkendelsesproces for forretningsrejser, der kan supplere din firmapolitik og strømline dine medarbejderes arbejdsgang

Det kan ikke være mere enkelt. Dine teammedlemmer kan indsende deres godkendelsesanmodninger via vores platform ved at tilføje de tjenester og rejseudgifter, de har brug for, til deres rejseplan. Når det er organiseret, kan de tilføje et personligt brev til rejseplanen, før de indsender deres formelle anmodning om godkendelse fra deres chef. Det kan være til projektlederen, HR-afdelingen eller den, der normalt har ansvaret for at give rejsende et godkendelsesbrev til deres forretningsrejser. Rejsen vil automatisk blive gemt i den rejsendes Pending Approval-sektion.

Dette genererer automatisk en forespørgselsmail fra TravelPerk, som modtages af godkenderen. E-mailen vil indeholde en emnelinje med de grundlæggende oplysninger, den fulde rejseplan, den personlige besked og de samlede omkostninger med alle relevante faktureringsoplysninger.

Hvis der er problemer, kan godkenderen afvise anmodningen med en ledsagende begrundelse. Den rejsende kan indsende sin godkendelsesanmodning igen, når der er foretaget de nødvendige ændringer, f.eks. budgetjusteringer. Hvis alt er i orden og inden for virksomhedens rejsepolitik, kan rejsen godkendes, hvilket automatisk genererer en godkendelsesmail, der sendes til den rejsende. De nødvendige betalinger vil også blive foretaget samtidigt. Den rejsende vil også se, at rejsebadgen for den pågældende anmodning er blevet ændret til Godkendt.

TravelPerk giver dig også mulighed for at administrere den samme godkendelsesproces via Slack! Med Slack-integrationen får godkenderen besked om en rejseanmodning via en Slack-besked, der indeholder alle de relevante oplysninger, vi har skitseret ovenfor. De vil endda kunne godkende eller afvise rejsen i selve beskeden.

Borte er dagene med akavede, formelle breve, der anmoder om rejsegodkendelse fra din chef efterfulgt af tidskrævende godkendelses- og betalingsprocesser. TravelPerks proces til godkendelse af forretningsrejser giver dit team en centraliseret, standardiseret, effektiv og gennemsigtig løsning, der kan administreres direkte i din e-mail-indbakke eller Slack-arbejdsområde.

Konklusion

Selvom godkendelsesprocessen for forretningsrejser kan virke overvældende, når alt foregår manuelt, behøver det ikke at være sådan for evigt. Ved at lave en organiseret plan, kommunikere den godt og bruge et automatiseret, centraliseret system, kan du ændre den måde, din virksomhed håndterer forretningsrejser på. 

Fandt du denne artikel nyttig?

Hvis du gjorde, så følg os på vores konti på de sociale medier LinkedIn eller Instagram. Del gerne artiklen med dine venner eller kolleger!