De 5 bedste eksperter i forretningsrejser til små og mellemstore virksomheder

Når det kommer til forretningsrejser, har små og mellemstore virksomheder ofte ikke solide rejse- eller bookingstyringsprocesser på plads eller bruger en række forskellige værktøjer til at styre forskellige bookinger. 

Det bliver hurtigt dyrt og tidskrævende at administrere forretningsrejser på denne måde. Uden en centraliseret rejseadministrationsløsning har du kun lidt eller slet ingen indsigt i, hvordan dit rejsebudget bliver brugt, hvilke potentielle besparelser du kan opnå, eller i hvor høj grad du overholder rejsepolitikken.  

Eksperter i erhvervsrejser og rejsebureauer er ikke kun for store virksomheder. Faktisk er flere rejsebureauer designet til at hjælpe små og mellemstore virksomheder med at administrere deres forretningsrejser, så de kan spare tid, få rabat på rejsepriser og vedligeholde rejsepolitikker og -udgifter. 

For små og mellemstore virksomheder (SMB'er), der ønsker at centralisere deres forretningsrejseadministration, har vi sammensat denne guide, der dækker:

• Fordelene ved at bruge eksperter i forretningsrejser for små og mellemstore virksomheder (SMV'er)
• Forskellene mellem traditionelle rejsebureauer og online bookingværktøjer
• De vigtigste funktioner, som en god rejseadministrationsplatform til små og mellemstore virksomheder bør tilbyde 
• En gennemgang af de fem bedste erhvervsrejseselskaber til små og mellemstore virksomheder

Hvad er fordelene ved at bruge et rejsebureau?

Udgifter til forretningsrejser udgør ofte en stor procentdel af en SMB's samlede udgifter, hvilket betyder, at korrekt styring af rejseprogrammer, budgetter og fremtidig planlægning er afgørende. Uden et centraliseret rejseadministrationsværktøj løber små og mellemstore virksomheder ofte ind i flere udfordringer i forbindelse med forretningsrejser, såsom dårligt programoverblik, overforbrug og unøjagtig udgiftsrapportering. 

Her er blot nogle få måder, hvorpå rejsebureauer kan lette byrden for små og mellemstore virksomheder: 

• De er eksperter i forretningsrejser: Travel management-virksomheder har mange års erfaring og viden om rejsebranchen, så de kan administrere dit forretningsrejseprogram korrekt og hjælpe dig med at spare penge og eliminere ineffektivitet.
• Deres fokus er udelukkende på dine forretningsrejsebehov: Ofte overlades administrationen af forretningsrejser til en eksisterende medarbejder, som har andre ansvarsområder og mål. Travel management-virksomheder er dedikeret til opgaven med at administrere dine forretningsrejsebehov uden andre distraktioner. Desuden behøver du ikke at ansætte en ekstra medarbejder til at tage sig af denne arbejdsbyrde.
• De forhandler de bedste priser på erhvervsrejser på dine vegne: For grupperejser og individuelle rejser er forretningsrejseeksperter dygtige til at forhandle bedre priser for SMB'er.
• De samler rapporter om rejseudgifter: Rejsebureauer udarbejder rapporter om forretningsrejser og udgifter pr. team, afdeling eller projekt for at hjælpe dig med at optimere dine budgetter.
• De hjælper med at opretholde compliance: En af de største udfordringer for små og mellemstore virksomheder er at sikre, at alle forretningsrejsende overholder virksomhedens rejsepolitik og ikke foretager uautoriserede bookinger. Disse rejseeksperter kan håndhæve reglerne i din rejsepolitik, når du booker forretningsrejser. 

Traditionelt rejsebureau versus online bookingværktøjer

Effektiv rejseadministration for små og mellemstore virksomheder omfatter brug af de rigtige værktøjer og tjenester til at hjælpe med at administrere og udføre forretningsrejseprogrammer. Når dit fokus er på at få din virksomhed til at vokse, er du ofte fristet til at spare penge ved at vælge den billigste løsning til at håndtere dine forretningsrejsebehov. 

Men hvis du vil opnå langsigtede effektivitetsgevinster, bør omkostningerne ikke være den eneste faktor, du overvejer. Traditionelle rejsebureauer har været en grundpille i branchen i mange år, men mange mangler den fleksibilitet, som nutidens små og mellemstore virksomheder har brug for til at administrere deres forretningsrejsebehov. Online bookingværktøjer har derimod til formål at forenkle, centralisere og strømline alle forretningsrejseprocesser. 

Lad os se på, hvordan traditionelle rejsebureauer kan sammenlignes med online bookingværktøjer (OBT'er), og hvordan OBT'er er den sande alt-i-en forretningsrejseløsning for små og mellemstore virksomheder.

Traditionelle rejsebureauer 

Et traditionelt rejsebureau eller travel management company (TMC) hjælper virksomheder med at booke fly, transfer og indkvartering. Din interne travel manager samarbejder med et rejsebureau om at lave rejseplaner til forretningsrejser og kan nogle gange påtage sig rollen som en digital concierge og hjælpe med at booke billetter til arrangementer, restaurantreservationer og mødelokaler - men ofte til en højere pris.

Derudover vil et traditionelt rejsebureau ofte opkræve et årligt gebyr plus transaktionsgebyrer, hver gang du bruger deres service, hvilket hurtigt kan løbe op i en betydelig del af en lille virksomheds rejsebudget. 

Du vil også have mindre indsigt i, hvorfor bestemte leverandører blev valgt, eller hvor meget der blev brugt på bestemte bookinger, hvilket betyder, at du ikke altid nemt kan spore dine KPI'er for travel management.

Endelig arbejder TMC'er generelt kun inden for normal arbejdstid, hvilket betyder, at hvis dine forretningsrejsende har brug for hjælp efter lukketid eller i weekenden, vil de ikke kunne få øjeblikkelig hjælp. 

Online booking-værktøjer 

OBT'er er centraliserede platforme, der gør det muligt for forretningsrejsende og travel managers at vælge mellem en bred vifte af flyrejser, overnatningsmuligheder og rejsemuligheder fra ét bookingværktøj. 

Selvadministration er en nøglefunktion i OBT'er, hvilket betyder, at forretningsrejser kan bookes og administreres langt hurtigere, end hvis man er afhængig af en TMC. Nogle OBT'er giver dig mulighed for at integrere din virksomheds rejsepolitik i værktøjet, hvilket betyder, at forretningsrejsende automatisk forhindres i at booke noget, der falder uden for din rejsepolitik. 

OBT'er kan også oprette detaljerede rejserapporter for at gøre det lettere at optimere rejsebudgetter, mens økonomiafdelinger kan etablere de rigtige betalings- og udgiftsworkflows for virksomheden. 

Godkendelser før rejsen er en anden funktion i OBT'er, der giver virksomhederne tillid til at lade medarbejderne booke deres egne rejser, samtidig med at de holder styr på rejseudgifterne. 

OBT'er tilbyder ofte concierge-tjenester, der støtter forretningsrejsende under hele deres rejse ved at yde hjælp til rejsende, fremhæve sikkerhedsproblemer i området og tilbyde alternative transportordninger, når det er nødvendigt.  

Hvilke funktioner bør et rejsebureau for små og mellemstore virksomheder tilbyde?

Der er mange TMC'er og OBT'er på markedet - men hvad gør én til det rigtige valg for små og mellemstore virksomheder?

Små og mellemstore virksomheder har meget forskellige prioriteter, budgetter og behov sammenlignet med store virksomheder, hvilket betyder, at de har brug for en travel management-ekspert, der kan opfylde deres forventninger til en god rejseoplevelse. 

For eksempel er Amex Global Business Travel et velkendt TMC for virksomheder, men dets tjenester og funktioner er generelt rettet mod virksomheder på enterprise-niveau, hvilket kan gøre det til en uegnet mulighed for SMB'er.

Her er de vigtigste funktioner i et rejseadministrationsværktøj, der er egnet til små og mellemstore virksomheder: 

• Fleksible bookingmuligheder: Fleksibel booking er et must-have for små og mellemstore virksomheder for at være agile og samtidig beskytte deres budgetter. Adgang til booking af rejsetjenester som fly, tog, indkvartering og billeje, der imødekommer sidste øjebliks ændringer af rejsedatoer eller aflysninger efter booking uden beregning eller til mindre ændringsgebyrer end normalt, er en nøglefunktion for små og mellemstore virksomheder. 
• Flere transportmuligheder: En TMC, der tilbyder andre transportmuligheder end fly, er en anden vigtig funktion. Små og mellemstore virksomheder er mere tilbøjelige til at rejse tættere på hjemmet og er også mere tilbøjelige til at være ivrige efter at spare penge, så muligheden for at booke forskellige transportmuligheder såsom biler og tog er afgørende. 
• Integreret rejsepolitik: At have rejsepolitikker indbygget i kernen af et TMC er en anden vigtig funktion for små og mellemstore virksomheder for at sikre, at de kan håndhæve compliance og få omkostningsbesparelser på rejsebooking. 
• Rapporteringsfunktioner: Adgang til rapporter, der opdeler data efter hver forretningsrejsende, transporttype, reservationstype, aflysninger og moms, der kan inddrives, hjælper små og mellemstore virksomheder med at identificere og igangsætte aktiviteter til optimering af udgifterne. 
• CO2-kompensation: At træffe mere bæredygtige valg for at forbedre miljøet er ofte en topprioritet for mange små og mellemstore virksomheder. Muligheden for at udligne deres emissioner i forbindelse med forretningsrejser er nu en vigtig TMC-funktion for SMB'er. 

De 5 bedste eksperter i forretningsrejser til små og mellemstore virksomheder

Heldigvis har SMV'er og små og mellemstore virksomheder adgang til en bred vifte af erhvervsrejseselskaber og erhvervsrejsesider, der er udstyret til at opfylde deres unikke forretningsbehov, branche og budgetter. 

Her er vores bud på de fem bedste eksperter i erhvervsrejser for SMV'er og små og mellemstore virksomheder. 

1. TravelPerk 

TravelPerk er et travel management-selskab, der tilbyder en alt-i-en digital rejseplatform, som håndterer hele bookingprocessen for forretningsrejser fra start til slut. 

TravelPerk tilbyder ikke kun brugerne verdens største rejsefortegnelse for fly og indkvartering og et stort katalog af integrationer, men tilbyder også SMB'er unikke tjenester såsom en momsinddrivelsesløsning, et CO2-kompensationsprogram og FlexiPerk, en afbestillingsfunktion, der giver brugerne mulighed for at afbestille forretningsrejser op til to timer før afgang med en garanteret refusion på 80%.

Oven i dette tilbyder TravelPerk:

• Et enkelt, intuitivt online bookingværktøj 
• Omfattende og opdaterede rejseadvarsler giver ro i sindet
• Automatiserede rejsepolitikker og godkendelsessystem i appen
• Omfattende rapporteringsfunktioner og udgiftsdashboards 
• En løsning til risikostyring
• En forenklet rejseafregningsproces
• 24/7 assistance til forretningsrejser   

Fra godkendelsesworkflows, overholdelse af rejsepolitikker og rapportering, der hjælper dig med at optimere dine rejseadministrationsprogrammer, tilbyder TravelPerk den komplette rejseadministrationsoplevelse, som små og mellemstore virksomheder kan stole på fra én centraliseret platform. 

Hvis du vil vide mere om, hvordan TravelPerk kan strømline globale forretningsrejser for din SMB, så kontakt os i dag for en gratis demo. 

2. Selective Travel Management

Selective Travel Management er en rejsearrangør, der har specialiseret sig i at levere forretningsrejseservices til flere brancher, herunder små og mellemstore virksomheder, offentlige myndigheder, videregående uddannelser, velgørenhed og mission, film og underholdning samt grupper og events.

Virksomheden tilbyder flere tjenester, der spænder fra booking af grupperejser, rådgivning, risikostyring og 24/7-tjenester, herunder in-house nødhjælp.

Selective Travel Managements kundebase spænder hovedsageligt over Storbritannien og Irland, og deres vigtigste funktioner inkluderer: 

• 24-timers assistance til rejsende 
• Mulighed for sporing af rejsende
• Online bookingværktøj og portal til rejseadministration
• Ruter på tværs af sektorer
• Søg efter billetpris og køreplan
• Administration af rejsebudget
• Bookinger i overensstemmelse med virksomhedens unikke rejsepolitik

Selective Travel Management mangler dog den fleksibilitet, som mange små og mellemstore virksomheder har brug for. For eksempel ser virksomheden ikke ud til at tilbyde mange funktioner, der giver medarbejderne mulighed for at administrere deres egne rejsebookinger eller fleksible aflysninger eller ændringer af rejsebookinger.

3. BCD Travel

BCD Travel er et erhvervsrejsebureau med kontorer i 109 lande, som tilbyder rejseadministrationstjenester til virksomheder over hele verden. Ud over administration af forretningsrejser omfatter virksomhedens tjenester også administration af møder, udgiftsstyring samt sporing og rapportering af CO2-udledning.

BCD Travel er en traditionel rejsearrangør, der tilbyder tjenester via en agent og online bookingværktøjer, herunder en softwarepakke med tre separate platforme, som virksomheder kan bruge til at administrere rejser. Via disse værktøjer tilbyder virksomheden flere rejseadministrationsfunktioner, herunder:

• BCD Pay, et værktøj til håndtering af rejseudgifter
• BCD Alert, en mobilapp til rejsende, der giver 24 timers support og risikostyring til rejsende.
• TripSource, et selvstyringsværktøj til forretningsrejsende 
• DecisionSource, en funktion, der giver indsigt i dit rejseprogram baseret på data.

BCD Travels mange partnere og datterselskaber gør det muligt for virksomheden at tilbyde kunderne en række rejseløsninger, men platformene er ikke centraliserede og kan være forvirrende med hensyn til, hvordan brugerne håndterer bookingprocessen fra start til slut. 

4. Diversity

Diversity er et rejsebureau for den humanitære sektor, trossamfund og NGO'er og opererer i 82 lande verden over. Diversitys online bookingværktøj giver brugerne mulighed for at booke fly, tog, billeje og hotelværelser og gør det lettere for nonprofitorganisationer at finde flybilletter og reservere sæder. 

Virksomheden tilbyder også PinPoint, en software til sporing af rejsende, der fremhæver risikoniveauerne på forskellige steder i verden, giver rejsende risikoadvarsler i realtid og gør det muligt for kolleger at lokalisere rejsende via GPS-sporing. 

Som rejseadministrationsværktøj har Diversity dog sine begrænsninger. For eksempel tilbyder virksomheden ikke en integration med rejsepolitikker for 100 % overholdelse af bookingreglerne, en funktion til tilbagebetaling af moms eller nogen tredjepartsintegrationer. Virksomheden har også en begrænset lagerbeholdning og tilbyder ikke et CO2-kompensationsprogram. 

5. Key Travel

Key Travel er et rejsebureau med speciale i den humanitære, religiøse og akademiske sektor og tilbyder tilbud på flybilletter, togbilletter, indkvartering, billeje og færger samt parkering og loungekort via sit online bookingværktøj, KT Online. 

Virksomheden tilbyder også en app til risikostyring og sporing af rejsendes sikkerhed, og dens rapporteringsværktøj, KT Insights, giver rapporter om økonomiske udgifter og CO2-udgifter for at hjælpe med at sikre overholdelse af rejsepolitikker og forbedre de overordnede rejseprogrammer. 

Men da Key Travel tilbyder en række digitale værktøjer snarere end en centraliseret platform til administration af forretningsrejser og kun henvender sig til specifikke brancher, er virksomheden måske ikke egnet til små og mellemstore virksomheder, der leder efter en løsning, der henvender sig til deres branche.